Πολιτική Απορρήτου
Τελευταία ενημέρωση: 17/10/2026
Το Rafa CRM είναι υπηρεσία λογισμικού (SaaS) για τη διαχείριση πελατών, έργων, προσφορών, παραστατικών και εξόδων επιχειρήσεων. Η παρούσα πολιτική εξηγεί ποια προσωπικά δεδομένα επεξεργαζόμαστε, για ποιον σκοπό, με ποια νομική βάση, πόσο χρόνο τα κρατάμε και ποια δικαιώματα έχετε, σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ) και τον ν. 4624/2019.
1. Ποιοι είμαστε
Πάροχος της υπηρεσίας είναι η ατομική επιχείρηση:
Θωμάς Μπαϊτάσης, διακριτικός τίτλος «itin»
Σοφούλη 57, 55131 Καλαμαριά, Θεσσαλονίκη
ΑΦΜ 149851632 · Αρ. ΓΕΜΗ 151488206000
Email: info@itin.gr · Τηλ. 231 231 1359
2. Δύο ρόλοι: υπεύθυνος και εκτελών την επεξεργασία
- Ως υπεύθυνος επεξεργασίας επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα των λογαριασμών χρηστών (π.χ. όνομα, email, κωδικός), τα στοιχεία της συνδρομής και της τιμολόγησής της, καθώς και τα αιτήματα υποστήριξης.
- Ως εκτελών την επεξεργασία επεξεργαζόμαστε, για λογαριασμό της επιχείρησης-συνδρομήτριας, τα δεδομένα που εκείνη καταχωρεί στο Rafa CRM (πελάτες, επαφές, παραστατικά, έργα, εργασίες, συνημμένα κ.λπ.). Υπεύθυνος επεξεργασίας για αυτά είναι η επιχείρηση-συνδρομήτρια, η οποία αποφασίζει τι καταχωρεί και για ποιον σκοπό. Ενεργούμε μόνο με βάση τις εντολές της· οι όροι περιγράφονται στη σελίδα GDPR / Επεξεργασία δεδομένων.
3. Ποια δεδομένα συλλέγουμε
Δεδομένα που μας δίνετε
- Στοιχεία λογαριασμού: όνομα, email, κωδικός πρόσβασης (αποθηκεύεται μόνο ως κρυπτογραφικό hash), ρυθμίσεις επαλήθευσης δύο βημάτων.
- Στοιχεία επιχείρησης: επωνυμία, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας, λογότυπο, τραπεζικοί λογαριασμοί που θέλετε να τυπώνονται.
- Στοιχεία συνδρομής και πληρωμών: πακέτο, περίοδοι, ποσά και αναγνωριστικά συναλλαγών. Δεν βλέπουμε ούτε αποθηκεύουμε στοιχεία κάρτας· η πληρωμή γίνεται απευθείας στη σελίδα της Viva.
- Κωδικοί διασυνδέσεων που επιλέγετε να δώσετε (π.χ. myDATA της ΑΑΔΕ, λογαριασμός email για ανάγνωση παραστατικών), οι οποίοι αποθηκεύονται κρυπτογραφημένοι.
- Επικοινωνία μαζί μας και αιτήματα υποστήριξης.
Δεδομένα που δημιουργούνται κατά τη χρήση
- Ιστορικό ενεργειών μέσα στην εφαρμογή (ποιος χρήστης έκανε τι και πότε), για λόγους ασφάλειας και λογοδοσίας.
- Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, τύπος προγράμματος περιήγησης, χρόνοι πρόσβασης και αρχεία καταγραφής σφαλμάτων.
- Μετρήσεις χρήσης για τη χρέωση της συνδρομής (π.χ. πλήθος email και μονάδων AI ανά μήνα).
4. Για ποιους σκοπούς και με ποια νομική βάση
| Σκοπός | Νομική βάση |
|---|---|
| Δημιουργία λογαριασμού και παροχή της υπηρεσίας | Εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1β ΓΚΠΔ) |
| Τιμολόγηση συνδρομής, λογιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις | Νομική υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1γ) |
| Ασφάλεια, αποτροπή κατάχρησης, καταγραφή ενεργειών | Έννομο συμφέρον (άρθρο 6 παρ. 1στ) |
| Ενημερώσεις για αλλαγές στην υπηρεσία, τη συνδρομή ή την ασφάλεια | Εκτέλεση σύμβασης / έννομο συμφέρον |
| Υποστήριξη και απαντήσεις σε αιτήματα | Εκτέλεση σύμβασης / έννομο συμφέρον |
Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα, δεν τα χρησιμοποιούμε για διαφήμιση και δεν κάνουμε κατάρτιση προφίλ για εμπορικούς σκοπούς.
5. Λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης
Όταν χρησιμοποιείτε τον AI βοηθό, την αυτόματη ανάγνωση παραστατικών ή τη σύνοψη CFO, το σχετικό περιεχόμενο (η ερώτηση, τα αριθμητικά στοιχεία που χρειάζονται για την απάντηση ή το αρχείο του παραστατικού) αποστέλλεται για επεξεργασία στην Anthropic (μοντέλα Claude). Σύμφωνα με τους εμπορικούς όρους του παρόχου, το περιεχόμενο αυτό δεν χρησιμοποιείται για εκπαίδευση των μοντέλων του. Οι λειτουργίες AI ενεργοποιούνται μόνο όταν τις χρησιμοποιήσετε.
6. Σε ποιους κοινοποιούνται τα δεδομένα
Τα δεδομένα είναι προσβάσιμα μόνο από τους χρήστες της επιχείρησής σας, σύμφωνα με τους ρόλους που ορίζει ο διαχειριστής της. Για τη λειτουργία της υπηρεσίας χρησιμοποιούμε τους εξής συνεργάτες (υπο-εκτελούντες):
| Πάροχος | Χρήση |
|---|---|
| Railway | Φιλοξενία εφαρμογής και βάσης δεδομένων |
| Πάροχος αποθήκευσης αρχείων συμβατός με S3 | Συνημμένα, λογότυπα, αρχεία παραστατικών |
| Resend | Αποστολή email (προσφορές, παραστατικά, ειδοποιήσεις) |
| Anthropic | Λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης |
| Viva Payments | Πληρωμή συνδρομής με κάρτα |
| ΑΑΔΕ (myDATA, μητρώο) και VIES της ΕΕ | Μόνο όταν ενεργοποιήσετε τη διασύνδεση ή κάνετε αναζήτηση ΑΦΜ |
Επίσης δεδομένα μπορεί να κοινοποιηθούν σε δημόσιες αρχές, όταν το επιβάλλει ο νόμος ή δικαστική απόφαση.
7. Πού αποθηκεύονται
Η εφαρμογή φιλοξενείται σε υποδομή της Railway· ορισμένοι από τους παραπάνω παρόχους μπορεί να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (π.χ. στις ΗΠΑ). Σε αυτές τις περιπτώσεις η διαβίβαση γίνεται με τις κατάλληλες εγγυήσεις του ΓΚΠΔ, όπως οι Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ, όπου εφαρμόζεται.
8. Πόσο χρόνο τα κρατάμε
- Δεδομένα λογαριασμού και δεδομένα της επιχείρησης: όσο διαρκεί η συνδρομή. Μετά τη λήξη ή καταγγελία, μπορείτε να ζητήσετε εξαγωγή και στη συνέχεια διαγραφή· χωρίς αίτημα, διαγράφονται εντός εύλογου χρόνου από τη λήξη.
- Στοιχεία τιμολόγησης της συνδρομής: όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία (κατά κανόνα έως και 5 έτη από το τέλος της χρήσης ή περισσότερο όπου απαιτείται).
- Αρχεία καταγραφής ασφαλείας: για περιορισμένο χρόνο, όσο χρειάζεται για τον εντοπισμό και τη διερεύνηση περιστατικών.
- Αντίγραφα ασφαλείας: διαγράφονται κυκλικά σύμφωνα με τον κύκλο αντιγράφων του παρόχου φιλοξενίας.
9. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα
Εφαρμόζουμε τεχνικά και οργανωτικά μέτρα όπως κρυπτογράφηση στη μεταφορά (HTTPS), κρυπτογράφηση των αποθηκευμένων κωδικών διασυνδέσεων, επαλήθευση δύο βημάτων, απομόνωση δεδομένων ανά επιχείρηση και ρόλους πρόσβασης. Περισσότερα στην Πολιτική Ασφάλειας Πληροφοριών.
10. Τα δικαιώματά σας
Έχετε δικαίωμα:
- πρόσβασης στα δεδομένα σας και λήψης αντιγράφου,
- διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων,
- διαγραφής («δικαίωμα στη λήθη»), εκτός όπου ο νόμος επιβάλλει τη διατήρηση,
- περιορισμού της επεξεργασίας και εναντίωσης σε επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον,
- φορητότητας, δηλαδή λήψης των δεδομένων σε δομημένη, μηχαναγνώσιμη μορφή.
Για δεδομένα που καταχώρησε μια επιχείρηση-συνδρομήτρια (π.χ. είστε πελάτης της), απευθυνθείτε πρώτα σε εκείνη ως υπεύθυνο επεξεργασίας· εμείς θα τη συνδράμουμε. Για όλα τα υπόλοιπα, γράψτε μας στο info@itin.gr. Απαντάμε εντός ενός μηνός.
Αν θεωρείτε ότι η επεξεργασία παραβιάζει τη νομοθεσία, μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr, Κηφισίας 1-3, 11523 Αθήνα).
11. Cookies
Χρησιμοποιούμε μόνο cookies απολύτως απαραίτητα για τη λειτουργία και την ασφάλεια της υπηρεσίας. Δείτε την Πολιτική Cookies.
12. Ανήλικοι
Η υπηρεσία απευθύνεται σε επιχειρήσεις και επαγγελματίες. Δεν προορίζεται για χρήση από πρόσωπα κάτω των 18 ετών.
13. Αλλαγές στην πολιτική
Μπορεί να επικαιροποιούμε την παρούσα πολιτική. Θα ενημερώνουμε τους διαχειριστές λογαριασμών για ουσιώδεις αλλαγές μέσα από την εφαρμογή ή με email· η ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης αναγράφεται στην αρχή της σελίδας.
14. Επικοινωνία
Για κάθε ερώτηση σχετικά με την προστασία των δεδομένων σας:
Θωμάς Μπαϊτάσης, διακριτικός τίτλος «itin»
Σοφούλη 57, 55131 Καλαμαριά, Θεσσαλονίκη
ΑΦΜ 149851632 · Αρ. ΓΕΜΗ 151488206000
Email: info@itin.gr · Τηλ. 231 231 1359